Ban quản lý tòa nhà làm những công việc gì?

Tốc độ đô thị hóa ngày càng phát triển, nhiều nhà chung cư, tòa cao ốc được mọc lên ngày một nhiều nhằm đáp ứng nhu cầu phong phú của người dân. Ban quản lý tòa nhà được ra đời để đảm bảo phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.

Mục lục

Khái niệm và tầm quan trọng của Ban quản lý tòa nhà

Đây là một lĩnh vực kinh doanh nhằm cung cấp các dịch vụ để đảm bảo mọi hoạt động của một tòa nhà được diễn ra với chất lượng tốt nhất. Ban quản lý tòa nhà là cầu nối quan trọng giữa chủ đầu tư và khách hàng có những mối quan hệ tốt đẹp. 

Trước sự phát triển không ngừng của nền kinh tế, các chủ đầu tư đều mong muốn tòa nhà của mình hoạt động hiệu quả, tỷ lệ hài lòng cao và chi phí vận hành tiết kiệm. Quản lý tòa nhà là một lĩnh vực đòi hỏi sự cẩn thận, chu đáo và tính trách nhiệm cao. Công việc này đòi hỏi người quản lý cần biết nhiều thứ từ đơn giản đến phức tạp.

Mỗi tòa nhà có những đối tượng khách hàng khác nhau với những sắc thái khác biệt đòi hỏi người quản lý phải xử lý linh hoạt các tình huống. Quản lý tòa nhà một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh và tạo sự uy tín với khách hàng. Từ đó nâng giá trị bất động sản của doanh nghiệp lên một tầm cao mới. 

Quản lý tòa nhà được chia thành ba loại chính đó là: Tòa nhà văn phòng, tòa nhà chung cư và khách sạn. Mỗi hoạt động có những công việc và cơ chế hoạt động khác nhau nhưng có vai trò quan trọng dẫn đến sự đánh giá cho giá trị của tòa nhà.

Các công việc của Ban quản lý tòa nhà

Quản lý tòa nhà giúp chủ đầu tư tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất đến với khách hàng của mình. Quản lý tòa nhà gồm các công việc như đảm bảo an ninh, trật tự, các dịch vụ vệ sinh, hoạt động bảo trì bảo dưỡng thiết bị sinh hoạt, ngăn ngừa sự cố hệ thống kỹ thuật của tòa nhà.

Một số biện pháp quản lý tòa nhà

Quản lý tài chính tòa nhà

Hằng tháng mỗi khách hàng phải đóng một khoản phí quản lý định kỳ. Những khoản phí này gộp nhiều lần lại là một con số khá lớn và do ban quản lý nắm giữ. Khoản phí này được dùng để đóng tiền điện nước, mạng internet chung trong tòa nhà, các chi phí cho việc vệ sinh khu vực hành lang, sảnh hay sửa chữa thiết bị hư hỏng, lương nhân viên bảo vệ. 

Quản lý nhân sự

Mỗi tòa khác nhau có những bộ phận khác nhau, vì vậy cần có các nhân sự khác nhau để đảm nhận hoàn thành từng vị trí công việc. Ban quản lý tòa nhà cần tuyển dụng nhân sự phù hợp và có các chế độ khích lệ giúp nhân viên cống hiến hết mình vì công việc. Giám sát, kiểm tra và đánh giá tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên từ đó mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối.

Quản lý khách hàng

Ban quản lý tòa nhà xây dựng những chính sách chăm sóc khách hàng và tháo gỡ những yêu cầu phía khách hàng một cách chuyên nghiệp nhất. Khách hàng là người mang đến doanh thu cho doanh nghiệp, phục vụ khách hàng tốt sẽ tạo sự tin tưởng, uy tín và mang đến lợi ích lâu dài cho chủ đầu tư. Người quản lý tòa nhà cần quan tâm đến suy  nghĩ của khách hàng, đối mới các chính sách để làm hài lòng và giữ chân khách hàng. 

Bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Để phục vụ nhu cầu sinh hoạt của người dân sinh sống, tòa nhà được lắp đặt rất nhiều các hệ thống như hệ thống điện, hệ thống nước, thang máy, camera,… Những hệ thống này luôn cần được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo sự hoạt động thông suốt. Một hệ thống xảy ra lỗi sẽ kéo theo rất nhiều hệ thống khác và ảnh hưởng đến tâm lý người dân sinh sống trong tòa nhà

Quy trình quản lý tòa nhà hiệu quả

Đầu tiên, ban quản lý cần kiểm soát hợp đồng cho thuê nhà với những điều kiện cụ thể giữa chủ đầu tư và khách hàng. Ở bước này, ban quản lý cần xác định rõ những yêu cầu và trách nhiệm của nhà đầu tư với khách hàng thuê nhà. Nắm rõ quy trình thu tiền hằng tháng và quá trình thanh lý hợp đồng.

Tiếp theo là quy trình quản lý khách hàng:

Thứ ba, quy trình an ninh. Đây được coi là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu khi một khách hàng lựa chọn tòa nhà mình sinh sống. Khách hàng thường hướng tới sự an toàn và được bảo vệ tài sản. Ban quản lý cần nắm rõ:

Nội quy phòng cháy, chữa cháy chung của tòa nhà

Cuối cùng là quy trình an toàn vệ sinh cho tòa nhà. Ban quản lý cần có kế hoạch vệ sinh định kỳ cho các khu vực tại tòa nhà. Áp dụng xử lý rác thải sinh hoạt theo yêu cầu của bộ tài nguyên và môi trường. 

.

Kiến thức - Tags: